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Budget prévisionnel : définition, conseils, construction et modèle Excel

Le budget prévisionnel est essentiel pour suivre et anticiper l’activité d’une entreprise. C’est un document essentiel lors de la construction d’un business plan. Il permet notamment d’anticiper la trésorerie de l’entreprise. Une bonne prévision de trésorerie est cruciale pour assurer la viabilité de votre activité. Anticiper ses flux financiers à 3, 6 ou 12 mois permet de déceler les creux de trésorerie potentiels, de prendre les bonnes décisions aux bons moments et surtout d’identifier des opportunités de développement pour votre entreprise. Le budget prévisionnel va vous aider à piloter votre entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel prévisionnel pour vous aider dans la réalisation de votre budget.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est un document financier qui récapitule l’ensemble des dépenses (aussi appelées “charges”) et des recettes (aussi appelées “produits”) prévisionnelles d’une entreprise. Il permet de faire des prévisions sur les mois ou années à venir.

Le budget prévisionnel se présente sous la forme de tableaux financiers. Ces tableaux sont établis sur un “exercice”, qui peut être une année civile ou fiscale. Les montants des charges et des produits sont alors reportés mois par mois dans les cases des tableaux pour anticiper l’activité. Il peut être constitué d’un compte de résultat prévisionnel relié à plan de trésorerie, ou simplement d’un plan de trésorerie.

Le tableau de trésorerie met en évidence la variation de trésorerie. Grâce aux informations du tableau, les dirigeants ou les DAF gagnent en visibilité et peuvent anticiper la trésorerie de l'entreprise pour prendre des décisions adaptées. Le solde de trésorerie à la fin du mois se calcule simplement en soustrayant le montant total des dépenses du mois au total des entrées.

Le budget prévisionnel est couramment appelé plan de trésoreriebudget de trésorerie ou encore tableau de trésorerie. Il s’agit de la feuille de route de l’entreprise dans laquelle les objectifs annuels sont établis. Beaucoup de dirigeants ou DAF font l’impasse sur le budget prévisionnel. Pourtant c’est un réel atout pour l’entreprise, lui donnant des objectifs, de la visibilité et qui permet d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie.

Pourquoi faire un budget prévisionnel ?

L’objectif du budget prévisionnel est de vérifier la santé financière d’une entreprise et la viabilité de son activité. Il a pour but de prévoir la performance et la rentabilité du projet à partir des données prévisionnelles. L’ajustement avec le réel au fur et à mesure permet de prévoir le résultat d’atterrissage en fin d’année et de conserver des projections de trésorerie précises. Le budget est donc mis à jour régulièrement, à minima tous les mois.

Le budget prévisionnel est un réel outil d’aide à la décision. Un suivi budgétaire et une mise à jour régulière des données permet de conserver une vue fiable sur ses prévisions. L’entreprise possède alors toute la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées le moment venu.

Anticipez votre trésorerie

En récapitulant l’ensemble de vos encaissements et décaissements prévisionnels, vous pouvez prévoir votre solde de trésorerie à la fin de chaque mois. L’anticipation apportée par le budget prévisionnel vous permet d’optimiser vos flux de trésorerie en réduisant des dépenses ou en décalant des échéances fournisseurs pour rester dans le vert et garantir le paiement de vos engagements. Vous saurez aussi si des relances clients sont nécessaires pour éviter les creux de trésorerie et les découverts bancaires.

Graphique de trésorerie prévisionnelle montrant une trésorerie négative en octobre

Facilitez vos demandes de financements

Le budget prévisionnel vous permet de dialoguer avec vos partenaires financiers pour demander des financements et justifier un besoin de financement. Des prévisions rigoureuses et fiables augmenteront vos chances de succès. Aussi, vous pouvez établir plusieurs budgets prévisionnels selon différents scénarios. Ainsi, vous montrez à votre interlocuteur votre capacité à prévoir et à maîtriser votre situation, augmentant votre indice de confiance et le succès de votre financement.

Simulez vos hypothèses de développement

Le budget prévisionnel permet de garder le contrôle sur la croissance de votre entreprise. Il vous suffit de dupliquer le budget initial et de modifier certaines hypothèses de charges et de recettes pour évaluer l’impact sur votre trésorerie. Vous devez évaluer si votre entreprise peut financer son développement : ce n’est pas parce qu’une entreprise est rentable qu’elle ne peut pas finir en cessation de paiement. Simulez vos opportunités et vérifiez que votre trésorerie reste dans le vert.

Vous souhaitez réaliser des investissements ? Simulez rapidement des recrutements ou la location de nouveaux locaux. La projection de trésorerie est mise à jour selon vos hypothèses pour contrôler la viabilité de l’investissement pour l’entreprise. Si un client négocie un délai de paiement, simulez l’accord en adaptant le réglage sur la catégorie correspondante. Vous mesurez ainsi l’impact sur votre trésorerie prévisionnelle avant de choisir d’accepter ou non.

Prenez les bonnes décisions au bon moment

Le budget prévisionnel est un outil d’aide à la décision puissant pour les dirigeants. Les prévisions de trésorerie générées sur les prochains mois sont fiables, surtout si vous consolidez les flux bancaires avec les flux de facturation. Complétées par les charges fixes, ces prévisions permettent parfois de mettre en avant des problèmes temporaires à court-terme. Le gain de visibilité obtenu favorise une prise de décision sereine et réfléchie. La simulation permet de trouver la meilleure solution, par exemple le décalage d’un paiement fournisseur ou la mise en place d’un acompte pour certains clients.

gestion du Réalisé, de l'engagé et du budget prévisionnel

Fixez vos objectifs annuels

Le budget prévisionnel constitue votre feuille de route pour l’année ou l’exercice à venir. Il permet de définir vos objectifs, tant sur les produits (ventes) que sur vos charges (dépenses). Une fois établi, vous pouvez en déduire le résultat prévisionnel en fin d’exercice et vérifier que l’activité de l’entreprise peut financer son développement.

En comparant l’écart entre la réalité et vos prévisions vous évaluez si le cap est tenu, si vous atteignez vos objectifs et si vos budgets sont respectés. En plus de pouvoir garantir la profitabilité de votre entreprise, cette comparaison facilite le management de vos équipes : vous avez des chiffres concrets à leur montrer lors des points de suivi réguliers. Si vous constatez un écart avec vos objectifs initiaux, vous avez toutes les informations pour ajuster vos prévisions et redresser la barre.

Comparaison réalisé vs objectifs prévisionnels

Qu’est-ce que le budget annuel ?

Le budget prévisionnel se décline en budget annuel et budget mensuel. Selon la taille de l’entreprise et son mode de fonctionnement, le dirigeant peut choisir de réaliser un budget annuel dans un premier temps afin de fixer les objectifs globaux de l’entreprise. Le budget annuel reprend toutes les charges et produits de la société sur un exercice complet.

Le budget annuel peut alors être décomposé mensuellement. Les objectifs de ventes et recettes sont découpés mois par mois, selon la croissance de l’entreprise et la saisonnalité. Les charges et décaissements sont reportés mois par mois selon leur fréquence. Le budget mensuel est établi à partir du budget annuel, pour constituer le budget prévisionnel.

Comment établir un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel se décline en budget annuel et budget mensuel. Selon la taille de l’entreprise et son mode de fonctionnement, le dirigeant peut choisir de réaliser un budget annuel dans un premier temps afin de fixer les objectifs globaux de l’entreprise. Le budget annuel reprend toutes les charges et produits de la société sur un exercice complet.

Budget des ventes

Pour établir votre budget prévisionnel, la première étape est de lister toutes les entrées d’argent selon leur typologie. Si vous avez déjà fini un premier exercice fiscal, alors reprenez les documents de votre comptable qui vous serviront de base de catégorisation. Organisez vos encaissements en catégories et sous-catégories afin d’avoir un pilotage suffisamment fin.

Voici la liste des recettes classiques d’une entreprise qui peut servir de base à votre catégorisation :

Ventes clients :

  • classées par typologie de service
  • classées par typologie de clients
  • classées par délais de paiement

Aides et remboursements :

  • remboursement URSSAF
  • remboursement de TVA
  • prime d'embauche

Source de financements :

  • subventions et concours
  • augmentation de capital (levée de fonds)prêt bancaire
  • apport en compte courant
  • avance remboursable

Budget des ventes

Le tableau des encaissements est souvent traduit du budget des ventes inclus dans votre compte de résultat prévisionnel. Pour traduire vos objectifs de vente d’un point de vue trésorerie vous devez inclure les calculs de TVA et les décalages de paiement entre l’émission de la facture et le versement réel du montant.

Gestion de la TVA et des délais de paiement sur le budget des ventes

Budget des achats

Vous devez maintenant réaliser un travail similaire pour vos dépenses. Listez l’ensemble de vos charges, et regroupez-les aussi par catégories et sous-catégories. Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez reprendre les données des années précédentes. Autrement, voici un récapitulatif des charges courantes d’une entreprise :

Achats fournisseurs :

  • classés par nature du service
  • classés délais de paiement
  • classés par fournisseur

Charges de personnel :

  • salaires nets des employés
  • gratification de stage
  • rémunération des dirigeants
  • cotisations sociales et patronales
  • prévoyance, mutuelle
  • ticket restaurant
  • frais de déplacement

Frais de fonctionnement :

  • loyer
  • services publics (électricité, eau, etc.)
  • assurances
  • frais d’entretien des locaux
  • fournitures de bureaux
  • abonnements logiciels (classés par typologie)internet et téléphones
  • infrastructure IT

Frais de gestion :

  • frais d’actes (greffe, annonce légal)
  • expert-comptable
  • honoraires divers

Marketing et commerciale :

  • salons et événements professionnels
  • production de flyers
  • publicité payantes
  • relation presse

Frais bancaires :

  • remboursement de prêt
  • commissions
  • frais de tenu des comptes

Impôts et taxes :

  • décaissement de TVA
  • CFE
  • taxe d’apprentissage
  • impôts sur les sociétés

Si vous avez choisi d'accorder un budget de fonctionnement à votre CSE, pensez à l'ajouter dans votre liste.

Budget des achats

Le tableau des décaissements peut être généré automatiquement à partir du budget des achats et du budget de TVA. Pour comptabiliser les décaissements dans votre trésorerie vous devez prendre en compte le taux de TVA appliqué sur vos charges et inclure les délais de paiement négociés avec vos fournisseurs. Les montants des décaissements sont en € TTC et reportés le mois réel de l’opération bancaire.

Attention à bien prendre en compte le décaissement de la TVA. Si vous collectez plus de TVA que vous n’en avez de déductible, alors vous serez redevable de la TVA et devrez rembourser le solde de TVA en trop. Prévoyez donc le décaissement de TVA dans votre budget et inscrivez-le selon votre échéancier (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel).

Gestion de la TVA collectée et déductible pour prévoir le solde de TVA

Calculer votre solde de trésorerie

Le budget de trésorerie est calculé à partir de votre budget prévisionnel. Vous pouvez alors calculer votre solde de trésorerie, qui correspond à la jauge de santé de votre entreprise. Il est calculé à partir de votre solde en début de mois, de vos encaissements et de vos décaissements.

trésorerie fin de mois = trésorerie début de mois + total encaissements - total décaissements

Variation et solde de trésorerie de fin de mois

Pour visualiser plus simplement votre trésorerie prévisionnelle, vous pouvez tracer la courbe correspondante sur un graphique. La lecture sera simplifiée et les analyses plus parlantes. Vous observerez facilement les tendances, les creux de trésorerie et les trop pleins de trésorerie à investir.

courbe de trésorerie prévisionnelle dans RocketChart

Modèle Excel de budget prévisionnel à télécharger

Créer la structure de votre budget prévisionnel sur Excel est assez chronophage et nécessite beaucoup de concentration pour éviter les erreurs de formules. Pour gagner du temps, nous mettons à disposition un modèle Excel de budget prévisionnel. Vous pouvez le télécharger gratuitement et commencer à faire vos prévisions.

Pour faciliter la prise en main de notre exemple Excel, voici un tutoriel qui reprend étape par étape comment paramétrer puis utiliser le fichier : tutoriel pour utiliser notre exemple Excel de budget prévisionnel.

Comment analyser son budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est un outil de pilotage de la performance et de la santé financière de votre entreprise. Vous pouvez analyser plusieurs éléments de votre budget, dont voici les principaux.

Vérifiez la rentabilité de votre activité

Le budget prévisionnel permet de vérifier la rentabilité de votre entreprise. Toute activité doit générer de la valeur et doit donc mesurer cette valeur. La différence entre les produits et les charges permet de déterminer votre résultat d’exploitation, qui correspond à la valeur de votre activité. Avec des prévisions établies sur l’année complète, vous pouvez estimer votre résultat d’atterrissage, utile pour prévoir d’éventuels dividendes.

Suivez votre solde de trésorerie

En plus de piloter la rentabilité de votre activité, le budget prévisionnel permet de suivre un indicateur essentiel : votre solde de trésorerie. Celui-ci est la jauge de santé de votre entreprise. Sans trésorerie, votre entreprise est paralysée : vous ne pouvez plus payer vos employés, vos locaux, vos fournisseurs. Gardez donc toujours un œil sur votre solde de trésorerie prévisionnel dans les prochains mois afin de conserver une marge d’anticipation et agir si besoin.

Comparez vos objectifs avec la réalité

Le budget prévisionnel vous a permis d’établir des objectifs sur votre exercice. Pour piloter votre entreprise et optimiser sa gestion, vous devez comparer l’écart entre vos objectifs et la réalité. En effet, si vous êtes en dessous de vos objectifs et que vous aviez prévu de recruter, il faudra peut-être décaler le recrutement. À l’inverse, si vous êtes au dessus de vos objectifs est que votre trésorerie est supérieure à vos prévisions alors c’est le moment d’investir pour continuer votre croissance. Le budget prévisionnel est donc un vrai outil d’aide à la décision et d'identification d’opportunités.

Comparaison entre réalisé, facturé et budget prévisionnel

Que faire si la trésorerie est négative ?

Vous avez inscrit vos prévisions dans votre budget prévisionnel pour projeter votre activité. Ces prévisions laissent transparaître un solde de trésorerie négatif. Vous avez le temps d’anticiper et de simuler des hypothèses pour évaluer votre meilleure porte de sortie.

Si vous observez dans votre tableau que votre solde de trésorerie passe en négatif et qu’il continue de diminuer les mois suivants, alors votre activité n’est pas rentable. Vous allez continuer de creuser votre déficit. Il faut absolument revoir votre modèle économique : réduire vos charges, augmenter vos tarifs, changer de canal de distribution, sont des possibilités. Pour les évaluer, réaliser des scénarios à partir d’un budget prévisionnel de référence.

Mise en évidence solde de trésorerie négatif dans le budget prévisionnel

Si votre solde de trésorerie passe en négatif puis qu’il se stabilise à un moment, alors votre activité a besoin de plus de trésorerie au départ pour démarrer. Vous devez financer le développement de votre activité avant qu’elle devienne rentable. Pour financer votre activité, vous pouvez :

  • effectuer une demande de prêt en vous appuyant sur votre budget prévisionnel
  • augmenter vos fonds propres avec un apport personnel ou un prêt d’honneur
  • prévoir une levée d’amorçage avec des investisseurs extérieurs (Business Angels)
  • demander des subventions pour co-financer le développement de votre produit

Enfin, si le passage en trésorerie négative n’est que temporaire et qu’il intervient sur une courte période, cela traduit certainement des décalages entre le paiement de vos clients et ceux vers vos fournisseurs. Vous avez un besoin en fonds de roulement à financer, et pour cela vous pouvez :

  • négocier une ligne de crédit (découvert bancaire)
  • mettre en place un système d’acompte sur vos factures clients
  • rallonger le délai de paiement avec certains fournisseurs
  • négocier des délais de règlement plus courts avec vos clients

Dans tous les cas, pensez bien à simuler vos décisions sur votre budget prévisionnel pour évaluer l’impact sur votre trésorerie et prendre la meilleure décision.

"Réaliser vos scénarios pour prendre les bonnes décisions

Quand faire son budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est souvent réalisé avant le début du nouvel exercice. Si votre exercice court sur une année civile (de janvier à décembre), le budget prévisionnel pour la nouvelle année est établi avant le début du mois de janvier. Le nouveau budget est réalisé à partir des données réelles de l’année qui vient de s’écouler. Des ajustements sont faits selon les nouvelles hypothèses d’activité.

Au lancement de votre entreprise, vous n’avez pas encore d’historique. Vous devrez vous appuyer sur votre étude de marché pour effectuer vos prévisions. Le budget prévisionnel fait partie des tableaux financiers composants votre business plan. Il permet d’aiguiller la réflexion sur votre projet et de vérifier la rentabilité de ce dernier. Aussi, vous évaluerez votre besoin de financement et pourrez alors négocier en vous appuyant sur votre budget prévisionnel.

Budget prévisionnel et Business plan : quelles différences ?

Il ne faut pas confondre budget prévisionnel et business plan. Le budget prévisionnel est une prévision financière à 1 an. Le business plan reprend beaucoup plus d’information et ne se concentre pas uniquement sur l’aspect financier d’un projet. Le business plan détaille le marché, la concurrence, les canaux de distribution, la stratégie de l’entreprise et son organisation pour les prochaines années. Le budget prévisionnel fait partie des tableaux constituant votre business plan. Il fixe la feuille de route pour la première année d’activité.

Avec qui réaliser son budget prévisionnel ?

Selon la taille de l’entreprise, le budget prévisionnel est établi par différents acteurs. Dans les grosses structures, l’équipe financière le réalise avant validation avec la direction de l’entreprise. Dans les plus petites entreprises, c’est souvent le dirigeant qui l’établit. Il peut être conseillé par son Expert-Comptable ou un DAF (Directeur Administratif et Financier) externalisé. L’expérience de ces derniers favorise une bonne prévision et permet d’éviter des oublis dans les postes de charge.

Une fois réalisé, le budget prévisionnel peut être partagé au reste des équipes et des managers de l’entreprise. En effet, les différents pôles de l’organisation se sont vu attribuer des objectifs et des budgets à respecter. Les responsables peuvent alors organiser leur pôle pour atteindre les objectifs fixés.

Comment tenir à jour son budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel n’est jamais figé, il évolue constamment dans le temps selon la réalité de l’entreprise. Il est impossible de prévoir des mois à l’avance l’activité d’une société. Le budget prévisionnel est une approximation, qui s’affine au cours du temps. Il est mis à jour régulièrement avec les données réelles (facturations, encaissements, décaissements, etc.) pour garantir une fiabilité des projections et une mise à jour des objectifs.

Il est repris à minima une fois par mois. Généralement, au début de chaque mois il convient de remplir une colonne réalisée pour le mois qui s’est écoulé. Certaines entreprises préfèrent le tenir à jour au trimestre, mais cela réduit considérablement la précision des prévisions mensuelles. Les entreprises en flux de trésorerie tendu le mettent à jour toutes les semaines.

Pour tenir à jour votre budget prévisionnel, vous devez ajouter une colonne “Réalisé” à côté de votre colonne “Prévisionnel”. Il faut reporter sur chaque ligne les montants réels effectués, que ce soit dans votre compte de résultat ou dans votre plan de trésorerie. Votre résultat d’atterrissage et votre solde de trésorerie se mettent alors à jour automatiquement à partir des données réelles. Attention à conserver votre colonne “Prévisionnel” pour conserver une vue sur vos objectifs initiaux et les écarts avec la réalité.

Si vous envisagez des recrutements, des investissements quelconques, ou encore si vos fournisseurs mettent à jour leur politique tarifaire, mettez à jour vos budgets prévisionnels. C’est primordial pour conserver des prévisions fiables et garder une longueur d’avance sur votre santé financière. Vous pouvez réaliser plusieurs scénarios pour simuler vos hypothèses et tenir à jour plusieurs budgets en parallèle.

Conservez une bonne visibilité avec des prévisions de trésorerie fiables

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Le budget prévisionnel est un excellent outil de projection. Il permet d’anticiper votre activité d’un point de vue performance, tout en gardant un œil sur votre trésorerie prévisionnelle. Mais pour rester pertinent, voici les principales erreurs à éviter :

Raisonner en €HT (hors taxes) : tous les montants de votre tableau de trésorerie doivent apparaître en €TTC (toutes taxes comprises). Puisqu’il traduit les mouvements de trésorerie, il s’agit des opérations bancaires qui entrent et sortent de votre compte bancaire. Le montant de la TVA doit être pris en compte.

Négliger les petits montants : pour garantir des prévisions les plus précises possibles, vous devez répertorier toutes les dépenses et recettes prévisionnelles. Le moindre oublis pourrait fausser vos prévisions. Soyez donc rigoureux dans la constitution de votre budget prévisionnel. Une bonne pratique est d’ajouter une charge “sécurité” représentant entre 2 et 4% de votre chiffre d’affaires pour garder un coefficient de sécurité dans vos prévisions et rester conservateur.

Confondre € HT (hors taxe) et € TTC (toute taxe comprise) : votre compte de résultat prévisionnel est établi en € HT. Celui-ci n’est pas un reflet des mouvements réels de trésorerie. En effet, ceux-ci incluent le montant de la TVA dans les transactions. Votre tableau de trésorerie doit donc être en € TTC pour prendre en compte le taux de TVA appliqué sur vos charges et recettes.

Oublier de prendre en compte les délais de paiement : ce n’est pas parce que vous émettez une facture le 30 avril que vous serez payé le 30 avril. Votre client a sûrement négocié des conditions de paiement. Il en est de même pour vos fournisseurs. Si votre compte de résultat et votre comptable raisonnent à date de facturation, votre trésorerie raisonne sur la date effective des flux bancaires. Attention donc à prendre en compte les délais de paiement dans votre plan de trésorerie pour éviter les mauvaises surprises et prévoir les trous de trésorerie.

Oublier de prendre en compte le décaissement de TVA : le calcul de la TVA est souvent la bête noire des dirigeants d’entreprise, qui la laissent un peu de côté. Pourtant le montant des décaissements est souvent non négligeable pour votre trésorerie. Pensez donc à anticiper le décaissement prévisionnel dans votre plan de trésorerie, selon votre échéancier.

Oublier de prendre en compte les charges d’URSSAF : le coût de la masse salariale est très élevé. Vous connaissez les charges sociales et patronales qui s’ajoutent au salaire net d’un salarié. L’échéancier des cotisations et la date de prélèvement dépend de la taille de l’entreprise, de l’option choisie et de la date de versement des salaires.

Échéancier de paiement URSSAF

Quels outils pour réaliser un budget prévisionnel ?

La réalisation et la mise à jour du budget prévisionnel est une étape essentielle pendant toute la durée de vie d’une entreprise. Plusieurs outils sont disponibles sur le marché.

Créer un budget prévisionnel sur Excel

Généralement, les entreprises réalisent leur budget prévisionnel sur Excel. Voici les principaux avantages d’Excel pour effectuer un budget prévisionnel :

  • outil personnalisable et flexible
  • peut-être adapté parfaitement au besoin de l’entreprise et de son activité
  • utilisable à moindre coût, voir gratuitement

Ils existent cependant de nombreuses limites dans l’utilisation d’Excel, dont voici les principales :

  • la création du modèle initiale est chronophage et hasardeuse
  • l’interface peut ergonomique limite la visualisation des données
  • le traitement des données est manuel et manque donc de fiabilité
  • sa mise à jour n’est pas en temps réel

Selon vos besoins et le temps que vous souhaitez consacrer à votre budget prévisionnel, Excel n’est pas forcément la solution idéale.

exemple budget prévisionnel Excel

Utiliser RocketChart pour réaliser un budget prévisionnel

RocketChart est une solution de gestion et prévisions de trésorerie pour les TPE et PME. Notre mission est d’aider les dirigeants à prendre les bonnes décisions et à identifier les opportunités de développement de leur entreprise grâce à des prévisions fiables. Connecté directement aux comptes bancaires, le suivi est automatisé de A à Z. Vous réalisez vos prévisions simplement et vous visualisez vos données sur une interface claire et intuitive. La comparaison entre le Réalisé et votre budget se fait en temps réel, et vous simulez vos hypothèses pour prendre les meilleures décisions business.

Testez gratuitement notre logiciel de gestion de trésorerie