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Comment établir et maintenir son budget prévisionnel de trésorerie ?

Angélique Guérin est DAF externalisée et fondatrice de Ataraxie Gestion. Avec sa structure, elle accompagne une douzaine d'entreprises, de l'indépendant à la PME de 150 salariés en passant par les startups. Elle intervient à la fois dans la gestion stratégique du pôle finance, mais aussi dans l'opérationnel avec la gestion du budget prévisionnel de trésorerie.

Dans cet interview nous avons repris les étapes essentielles pour créer un prévisionnel de trésorerie fiable en s'appuyant sur son compte de résultat afin d'établir la trajectoire de l'entreprise. Angélique explique aussi pourquoi il est essentiel de tenir à jour son prévisionnel et comment le faire efficacement.

"La trésorerie reste le nerf de la guerre. Je recommande donc de faire un suivi à minima une fois par semaine pour identifier tout de suite un écart de trajectoire. Dans les sociétés dans lesquelles j'interviens, dès qu'ils ont les moyens internes pour mettre à jour leur trésorerie tous les jours, alors je le mets en place ! J'ai trop connu d'entreprises qui ne géraient pas leur trésorerie et se retrouvaient avec des mauvaises surprises."

Sommaire

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Bonjour Angélique,

Tu es DAF à temps partagé et tu accompagnes une dizaine d'entreprises aujourd'hui. Dans cet interview tu vas nous partager ton expérience et nous allons aussi aborder la gestion de trésorerie.

Avant de démarrer, peux-tu rapidement te présenter et nous expliquer ton parcours ?

Merci Philippe pour l'invitation. J'ai fondé Ataraxie Gestion il y a maintenant 1 an et j'accompagne les TPE et PME en tant que directrice administrative et financière externalisée.

Avant d'en arriver là, j'ai commencé mon parcours par la filière Expertise-Comptable. J'ai fait un Bac Technologique STT Compta. J'étais passionnée par la compta et c'était complètement naturel pour moi de rentrer dans cette filière malgré les avis contradictoires des profs qui voulaient que j'aille en S. Il faut savoir lutter un peu pour faire ses choix. Me voilà donc avec mon Bac STT en poche et je suis partie faire un DUT (Diplôme Universitaire et Technologique) en GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations), option Finance/Compta. Suite à ce DUT j'ai fait un stage en cabinet d'expertise comptable pour valider le DUT.

J'ai enchaîné 8 ans dans ce cabinet, en passant mes UV du DESCF (Diplôme d'Études Supérieures Comptables et Financières). J'étudiais beaucoup en cours du soir par le CNAM (Conservatoire National des Arts & Métiers) parce que j'étais en temps partiel la première année. C'est la deuxième année que je suis passée à temps plein dans le cabinet. Je révisais alors mes UV le soir.

J'ai donc obtenu mon Diplôme de Comptabilité et de Gestion, et à ce moment-là j'ai eu une première fille. J'ai poursuivi les cours du soir pour obtenir le Diplôme Supérieur (DSCG). À ce moment-là je me suis concentrée sur les UV qui m'intéressaient à savoir la Comptabilité et l'Audit, le Droit Fiscal, Social et Juridique.

Qu'est-ce qui t'a motivé à devenir DAF à temps partagé ?

Après ma période en cabinet, je suis partie en entreprise. Je voulais m'investir au sein même d'une entité. J'ai donc fait 11 ans d'entreprise. Et puis m'est venu l'envie d'entreprendre. Mais savoir comment ça n'était pas évident. Suite à une discussion avec un Expert-Comptable, j'ai eu envie de monter ma boîte en tant que DAF externalisée ce qui me permettait de concilier mes 2 expériences, à la fois de retrouver une pluralité de dossiers comme en cabinet et d'accompagner les dirigeants de plusieurs entreprises en même temps, d'où la création d'Ataraxie Gestion.

Quelle est la typologie des entreprises que tu accompagnes ?

J'ai un peu de tout : de l'indépendant jusqu'à la PME de 150 salariés. J'accompagne aussi une Startup. Les secteurs d'activités sont très variés : artisans, commerçants, industriels, biotech, etc. Le but c'est d'accompagner un maximum de monde.

Tu as déjà une 10aine de clients après seulement 1 an d'existence, comment as-tu fait pour aller si vite ?

C'est beaucoup de bouche-à-oreille et de la recommandation de banquiers, d'amis, de réseaux. C'est un client qui m'a permis d'en avoir au moins 5 derrières. C'est une prospection hyper simple finalement, avec laquelle j'ai obtenu 12 clients en 12 mois.

Bravo ! Avec autant de clients, j'imagine que ça fait beaucoup de sujets à traiter, comment t'organises-tu ?

L'organisation ça me connait. Maman de 4 enfants avec un mari souvent absent, donc personnellement ça nécessite déjà de l'orga. En fait, en cabinet c'était vraiment formateur. J'avais 50 clients à gérer dans mon portefeuille. La pluralité de dossiers c'est de l'organisation et c'est ce qui amène une grande richesse.

Sur quelles thématiques accompagnes-tu tes clients ?

J'ai 4 volets principaux. Tout d'abord la partie organisation et stratégie. Dans ce cas de figure je travaille avec le dirigeant, au cœur de l'entreprise, avec la mise en place de Comités de Direction par exemple avec les différents services. Le deuxième volet est la finance opérationnelle. C'est ce qu'un DAF va faire en interne : les budgets prévisionnels, les résultats, l'optimisation de charges. C'est un travail très financier. Ensuite, je traite aussi toute la partie des systèmes d'informations. On le sait bien, il faut évoluer et automatiser un maximum de tâches. Enfin, j'ai le volet formation et recrutement pour les personnes du service administratif et financier.

Quelle est la première chose que tu fais en arrivant chez un client ?

La première chose c'est de réaliser un diagnostic pour préciser la mission. Pour cela j'observe l'environnement, l'organisation, les tâches de chacun, les outils utilisés et les méthodes de travail. Ça me permet derrière d'évaluer les risques potentiels et d'apporter des axes d'améliorations via des préconisations.

Sur quel outil t'appuies-tu pour réaliser le budget prévisionnel ?

La base : le fichier Excel.

Comment fais-tu pour éviter les erreurs et maintenir un prévisionnel fiable sur Excel ?

Il n'y a pas vraiment de solution pour garantir la fiabilité des données sur Excel. C'est de la saisie manuelle. On peut faire une erreur de chiffres. Par contre les indicateurs qu'on a fixés nous permettent de contrôler et voir assez facilement où on s'est trompé par rapport par exemple aux ratios qu'on a calculé dans le tableau.

Excel a ses limites, il y a beaucoup de données, d'interventions humaines, de saisie, donc forcément l'erreur est possible. Les indicateurs permettent de remonter les incohérences.

De quels indicateurs s'agit-il ?

Ce sont des ratios, par exemple de calcul de marge. Si tu fais ton prévisionnel sur le mois, tu vois facilement si tu as un problème de marge. Si sur un mois donné le calcul n'est pas cohérent avec le reste alors tu identifies rapidement qu'il y a un potentiel problème dans le fichier. Surtout s'il n'y a aucune raison particulière (pas d'activité saisonnière par exemple) pour expliquer le changement de marge.

Par quoi commences-tu pour établir un bon prévisionnel ?

La première chose c'est d'échanger avec le dirigeant sur son Business Model : comment fonctionne-t-il ? Comment est-il organisé ? D'où proviennent ses encaissements ? Quels types d'encaissements ? À quelle fréquence ? A-t-il une activité saisonnière ? Le but est de bien comprendre son activité et son volume de ventes.

Ensuite on fait exactement la même chose au niveau des décaissements. Il y a bien sûr les charges variables, qui dépendent du volume d'activité. D'où l'importance de commencer d'abord par les encaissements. On a aussi toutes les charges fixes derrière. Il faut donc connaître la structure, sur quoi elle s'appuie ? Y a-t-il de l'endettement, des emprunts ? La quantité de personnel et les charges qui en découlent ?

Comment fais-tu pour récupérer et centraliser toutes ses infos ?

La plupart du temps, je pars des grands livres comptables car je récupère la donnée des Expert-Comptables. Je m'entretiens alors avec le dirigeant pour savoir quelles données correspondent à des charges fixes ou variables selon son activité. La donnée vient donc principalement des états comptables, mais je complète parfois avec les relevés bancaires pour avoir des données plus à jour. Je centralise tout ça dans Excel.

Tu as récupéré tous les encaissements et décaissements, tu fais quoi ensuite ?

Grâce à toutes ces données je peux construire le compte de résultat prévisionnel de l'entreprise. J'établis la trajectoire, la vision souhaitée par l'entreprise. Et après je convertis le compte de résultat en plan de trésorerie.

Comment fais-tu pour convertir ton compte de résultat en plan de trésorerie ?

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte ! Le compte de résultat s'arrête au mois le mois avec le cut-off et permet donc d'avoir ses produits et ses charges sur le mois en HT. Par contre, en trésorerie, on parle en TTC. On a donc les taux de TVA à considérer. La TVA n'est pas mentionnée dans le compte de résultat.

Il faut prendre en compte les délais de paiement. Ces délais peuvent varier fortement selon les activités et d'un fournisseur à l'autre. On peut donc paramétrer plusieurs scénarios là-dessus. Et on a évidemment la partie vente, encaissement. Il faut prendre en compte les délais de règlement clients quand on passe du P&L au tableau de trésorerie. S'il y a du secteur public ou du privé, cela n'a rien à voir et ça impact donc la trésorerie prévisionnelle.

Une solution d'affacturage impactera aussi la trésorerie. On est en règlement immédiat, mais pas par le client, en considérant une commission prélevée sur le montant normalement facturé.

En fait, il y a plusieurs variables qu'on doit mettre en plus du compte de résultat pour construire le budget prévisionnel de trésorerie.

Paramètres-tu ces variables dans le fichier pour automatiser la génération du plan de trésorerie ou bien ça reste plus manuel ?

J'ai quelques variables que je fige dans un onglet de mon fichier et ensuite je vais piocher dans le compte de résultat en prenant en compte les variables de cet onglet pour traduire les données en trésorerie et construire automatiquement le budget prévisionnel. Ça peut vite devenir une usine à gaz en fonction des dossiers et devenir chronophage.

Déjà il faut le mettre à jour régulièrement et j'aime bien adapter les outils en fonction des sociétés que j'accompagne. Comme j'ai un dirigeant qui va regarder mes fichiers, et que chacun est différent, j'aime bien adapter mes fichiers de suivi. Certaines personnes préfèrent un outil plus ludique avec peu de chiffres et beaucoup d'indicateurs graphiques, quand d'autres veulent voir tous les chiffres. Il faut donc s'adapter aux besoins du dirigeant. Mais en effet, Excel a ses limites pour alimenter tout ça. Et les erreurs peuvent se multiplier parce que plus on automatise manuellement, plus on risque d'oublier des variables.

Pourquoi est-ce important de faire le budget prévisionnel de trésorerie ?

Pour un dirigeant, la trésorerie c'est le nerf de la guerre. C'est le premier indicateur à suivre. On le voit bien dans les entreprises, quand la trésorerie commence à baisser c'est rarement bon signe. Il faut relever rapidement la tête. Il y a beaucoup d'entreprises qui ne la gèrent pas rapidement, et c'est souvent trop tard ou en tout cas qui mettent beaucoup plus de temps à relever la tête car elles prennent le sujet trop tard.

Le budget de trésorerie amène une vision claire pour le dirigeant, sur une temporalité donnée. Il faut bien définir cette temporalité. C'est une trajectoire à suivre pour bien piloter son activité.

Sur quel horizon temporel recommandes-tu de faire le prévisionnel ?

Déjà, je fais les budgets à fréquence mensuelle, c'est à dire mois par mois. Ensuite je pars toujours sur une projection d'1 an. Mais le plus important c'est de mettre régulièrement à jour son prévisionnel et l'alimenter constamment, tout en créant plusieurs scénarios. C'est là où Excel atteint des limites car il faut alors maintenir trois tableaux. Ou on peut l'automatiser, mais ça demande beaucoup plus de travail.

Il faut mettre plusieurs scénarios parce que la trésorerie projetée sur 1 an n'est pas fiable à 100% : personne n'est devin. On ne sait ce qui peut se passer, la preuve avec ces années covid. Il faut donc pouvoir réagir vite et quand on a déjà un outil bien paramétré et à jour, c'est plus simple de faire des scénarios différents pour piloter son activité et garder une longueur d'avance. On peut rapidement rebondir sur une situation et s'adapter. Et il faut que le dirigeant s'adapte en permanence.

Comment fais-tu pour maintenir un bon suivi du prévisionnel pour mettre à jour le tableau ?

Ça dépend des clients qui ne sont pas tous équipés de la même manière. Par exemple, on va avoir ceux qui récupèrent directement leurs relevés bancaires. Dans ce cas, on a l'information réelle qu'on peut imputer dans le tableau. Et avec l'outil on peut alors facilement contrôler le budget vs le réel. Ça c'est le top ! Arriver à chaque fois à avoir une position estimée, puis mise à jour mensuellement en fonction de ce qui s'est passé : où j'ai dévié ? Quels sont les écarts ? Pourquoi y a-t-il ses écarts ? Pour anticiper les prochains mois correctement.

Donc on remet à jour les mois suivants pour tenir compte du réalisé. Ce changement de trajectoire peut-être lié à un problème de données initiales prévues trop à la hausse ou trop à la baisse, ou alors à des paramètres ponctuels imprévisibles (Exemple : départs de salariés). Il faut piloter en permanence et contrôler l'écart entre Budget et Réalisé.

À quelle fréquence mets-tu à jour le tableau prévisionnel ?

Cela dépend de la quantité de flux à traiter. Mais pour moi, la trésorerie reste le nerf de la guerre. Je recommande donc de faire un suivi à minima une fois par semaine pour identifier tout de suite un écart de trajectoire. Dans les sociétés dans lesquelles j'interviens, dès qu'ils ont les moyens internes pour mettre à jour leur trésorerie tous les jours, alors je le mets en place ! J'ai trop connu d'entreprises qui ne géraient pas leur trésorerie et les mauvaises surprises.

Donc quand ils sont équipés ils peuvent le faire à la journée, et d'ailleurs le dirigeant est ravi d'avoir cet échange tous les matins et cette vision sur sa trésorerie, c'est rassurant. Il a tout de suite sa trajectoire sous les yeux. Dans tous les cas, avec ou sans moyens, il faut un suivi le plus régulier possible et toujours adapter les scénarios prévisionnels en fonction de ce qui s'est passé dans la réalité.

Quelles sont les erreurs à éviter quand on fait son prévisionnel ?

Le pire c'est de sur-estimer le chiffre d'affaires ou de sous-estimer les charges. L'inverse fonctionne également si on reste trop prudent. Ça reste des prévisions donc c'est difficile de prévoir. Il faut se poser les bonnes questions et ne jamais avoir les yeux plus gros que la tête, c'est-à-dire qu'il faut bien se positionner. Le but c'est d'avoir un outil de pilotage et un prévisionnel sur lequel on pourra expliquer les écarts pour qu'il soit exploitable derrière pour arbitrer les décisions.

Il faut aussi faire attention aux délais de règlement. C'est très important de suivre les délais clients et fournisseurs qui ont été négociés. Il faut bien les inclure dans le budget. C'est là où je te disais qu'entre l'affacturage, les entreprises publiques ou privées, alors on a des délais de règlement très différents. Il faut absolument en tenir compte pour bien prévoir chaque mois.

Avant de nous quitter, quels conseils donnerais-tu aux dirigeants qui souhaitent mieux gérer leur trésorerie ?

Le premier conseil c'est de se dire qu'il n'y a pas besoin d'avoir un outil très compliqué pour gérer son budget de trésorerie. Par contre, il faut en avoir un ! Ça va permettre d'avoir une vision claire de son entreprise et de ne pas attendre que la trésorerie diminue pour s'équiper. C'est pas parce qu'on a une trésorerie excédentaire sur son activité qui nous permet de régler tranquillement nos charges tous les mois en étant très zen, qu'il ne faut pas suivre son budget de trésorerie précisément. Ça amène beaucoup de réflexion et c'est très important pour le pilotage. D'avoir ce prévisionnel simple et accessible, comme c'est le cas sur RocketChart par exemple, et adapté à celui qui va le lire. Car sinon ils ne l'utiliseront pas.

Merci Angélique pour tes conseils et ton retour d'expérience.

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