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Comment faire un budget de trésorerie ?

Philippe vanderstigel de RocketChart
Philippe Vanderstigel21 janvier 2021

Outil indispensable pour piloter votre entreprise, le budget de trésorerie permet de prévoir et visualiser votre trésorerie à venir. C’est la solution parfaite pour éviter la zone rouge et gérer votre société plus sereinement.

Même s’il est indispensable, établir ce tableau et le tenir à jour est un exercice difficile pour tout dirigeant. Vous devez intégrer les différents délais de paiement de vos clients, les délais négociés avec vos fournisseurs, la récurrence des charges fixes, la saisonnalité de l’activité ou encore anticiper le montant de TVA à payer selon le régime de déclaration. Prendre en compte ces paramètres demande du temps et de la concentration pour éviter les erreurs.

Dans ce tutoriel nous allons reprendre étape par étape la construction de votre budget de trésorerie. Que vous construisez ou non vos prévisions à partir d’un compte de résultat prévisionnel, vous deviendrez un as de la gestion de trésorerie.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie ?

Le budget de trésorerie est un tableau financier qui reprend, mensuellement, tous les encaissements et décaissements prévisionnels de l’entreprise sur une période définie, souvent de 12 mois.

Il est composé de 3 parties :

  • les encaissements (toutes les entrées d’argent)
  • les décaissements (toutes les sorties d’argent)
  • les soldes de trésorerie (début de mois, variations, fin de mois)

Comment établir un budget de trésorerie ?

Le moins cher est d’utiliser un tableur type Excel. Si vous voulez automatiser et gagner du temps au quotidien nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de trésorerie.

Pour créer votre tableau de trésorerie il faut être précis et rigoureux, en suivant plusieurs étapes. La construction du tableau n’est pas compliquée mais la moindre erreur de saisie ou oubli pourrait fausser complètement vos chiffres. Soyez donc concentré et dans un endroit calme.

Budget des encaissements

La première étape est de répertorier tous les flux bancaires entrants à venir. Ils constituent l’ensemble des recettes prévisionnelles de l’entreprise. Pour gagner du temps et éviter les oublis, vous pouvez partir de votre compte de résultat ou bien utiliser un système de catégorisation simple. Vous pourrez compléter votre budget en cours de route mais tâchez d’être le plus complet possible dès le début.

Le budget des encaissements est souvent issu du budget des ventes de votre compte de résultat prévisionnel. Il prend en compte le décalage entre l’émission de la facture et la date de paiement, ainsi que le taux de TVA appliqué. Vous devrez donc reporter dans votre tableau de trésorerie le montant en €TTC à la date réel d’encaissement.

Gestion de la TVA et des délais de paiement sur le budget des ventes

Pour vous aider, voici des exemples de budget d’encaissements à prévoir :

  • ventes clients : par typologie, par secteur, par zones
  • financements : apport personnel, prêt bancaire, subventions, levée de fonds
  • remboursements : crédit de TVA, primes à l’embauche URSSAF, concours

Budget des décaissements

Ensuite, vous devez reporter toutes les dépenses prévisionnelles de l’entreprise. Listez l’ensemble de vos charges et regroupez-les par catégorie. À nouveau, n’hésitez pas à reprendre le compte de résultat précédent établi par votre comptable afin d’être le plus exhaustif possible. Vous pouvez créer des sous-catégories afin d’être le plus précis possible.

Dans la majorité des cas, le budget des décaissements découle du budget des achats et des autres charges. Vous devez prendre en compte les délais de paiement négociés avec vos fournisseurs ainsi que des taux de TVA en vigueur afin de reporter le décaissement en €TTC le mois où la dépense aura réellement lieu. Le budget de TVA est aussi repris dans votre budget des décaissements afin d’anticiper la TVA à décaisser selon votre régime de déclaration.

Budget de TVA généré automatiquement sous le plan de trésorerie

Voici un exemple de liste de décaissements pour vous guider si besoin :

Charges fixes :

  • loyer
  • entretien des locaux
  • assurances (civile, véhicules)
  • abonnements logiciels, internet, téléphone
  • remboursement d’emprunt
  • frais bancaire
  • frais marketing récurrents (publicité payante)
  • salaires nets
  • gratification de stage
  • URSSAF et RSI (charges sociales et patronales)
  • prévoyance, mutuelle et retraite
  • tickets restau
  • impôts et taxes (CFE, IS)

Charges variables :

  • factures fournisseurs (achat matière première)
  • honoraires (avocat, expert-comptable)
  • prestataires ponctuels (freelance)
  • frais de déplacement
  • note de frais
  • geste commerciale
  • fournitures de bureau

À cette étape vous devriez avoir un tableau de trésorerie mensuelle qui ressemble à ça :

Budget des achats

Prendre en compte les délais de paiement

Maintenant que votre tableau est prêt vous pouvez le remplir. Comme expliqué précédemment, les montants doivent être inscrits en €TTC, et reportés le mois où le flux monétaire sera encaissé ou décaissé.

La gymnastique intellectuelle nécessaire pour transcrire les délais de règlement dans votre budget de trésorerie n’est pas simple. Pour éviter les erreurs et vous faciliter la tâche, vous pouvez créer des règles dans votre tableur précisant pour chaque catégorie :

  • le taux de TVA appliqué
  • le délai de paiement
  • le fait générateur de TVA

Règles de gestion des catégories

Le fait générateur de TVA permet simplement de provisionner la TVA collectée ou déductible au bon moment dans le respect de la loi : soit lors de l’opération réelle bancaire, soit au moment de l’émission de la facture. Cela dépend de la nature de la prestation.

Grâce à ces règles définies, le calcul sera automatiquement réalisé dans votre budget de trésorerie : en entrant un montant en €HT dans votre budget des ventes (compte de résultat prévisionnel) un mois donné, vous retrouverez le flux de trésorerie correspondant le mois prévu avec le montant en €TTC.

Conversion compte de résultat en plan de trésorerie

Vos clients ne vous paient pas tous selon le même délai. Idem pour vos fournisseurs, vous avez sûrement négocié des délais de règlement différents. Pour une catégorie donnée vous devez certainement ventiler les paiements selon plusieurs échéances. Par exemple, dans votre catégorie “achats matière première” vous pouvez indiquer que 60% du montant des achats est payé à 30 jours fin de mois, 30% du montant à 60 jours fin de mois et 10% à 90 jours.

Pour être le plus précis possible dans la définition des règles de paiement, vous pouvez reprendre votre historique et analyser le délai moyen de paiement de chacun de vos clients et des paiements vers vos fournisseurs. Vous connaîtrez ainsi la répartition.

Gestion de la TVA et des délais de paiement sur le budget des ventes

Prendre en compte la fréquence de vos charges fixes

Le traitement des dépenses de charges fixes est assez simple et facile à reporter dans votre budget de trésorerie. Vous avez besoin de connaître :

  • le montant de la charge (€TTC, €HT, % de TVA)
  • la fréquence de dépense (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
  • la date de début (immédiat ou à partir d’un mois donnée)
  • la durée ou date de fin éventuelle
  • la catégorie correspondante
  • le jour précis de dépense (optionnel)

Création charge fixe

Grâce aux paramétrages de ces charges vous pourrez remplir automatiquement les décaissements correspondant dans votre budget de trésorerie. Par exemple, si vous indiquez que vous payez un loyer de 2200€ mensuellement avec une date de fin prévue en juin, puis après déménagement le loyer sera payé trimestriellement pour un montant de 5600€, voici la traduction dans votre tableau de trésorerie.

Exemple modification fréquence charge fixe

Comment imputer la TVA à décaisser dans votre budget de trésorerie ?

Bête noire de beaucoup de dirigeants, la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) doit être suivie de près pour éviter de se retrouver dans le rouge. En effet, un décaissement de TVA conséquent peut malmener vos liquidités disponibles et chambouler tout votre budget de trésorerie.

Petit rappel sur la TVA :

  • lorsque vous payez une facture fournisseur, vous réglez le montant €HT plus une part de TVA, le total correspondant alors au paiement TTC. Dans ce cas, la part de TVA est appelée TVA déductible.
  • à l’inverse, lorsqu’un client vous paie une facture, vous percevez le montant €HT de votre facture plus une part de TVA, et dans ce cas la part de TVA est de la TVA collectée.
  • sur une période donnée, votre solde de TVA est alors égale à la TVA collectée moins la TVA déductible.

estimation de TVA sur le logiciel RocketChart

Si votre solde de TVA est positif, vous devez cet argent à l’État. Vous avez donc un décaissement égal à votre solde de TVA en cours sur la période. Si ce montant est conséquent alors l’impact sur votre trésorerie n’est pas à négliger et vous devrez le prévoir dans votre budget de trésorerie.

Mais avec des taux de TVA différents selon le type de prestation achetée ou vendue, avec le fait générateur de TVA qui varie (voir ci-dessus) et avec des régimes de déclaration propre à votre entreprise (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel) il y a de quoi être rapidement perdu sur les prévisions du budget de TVA.

Grâce aux réglages précédents définis sur les catégories (délai de paiement, taux de TVA, fait générateur de TVA) et la connaissance de votre régime de déclaration, vous pouvez automatiser vos prévisions de TVA à décaisser. Le montant est alors directement imputer le bon mois dans votre budget de trésorerie. Finies les prises de tête.

Budget de TVA généré automatiquement sous le plan de trésorerie

Calculer votre solde de trésorerie nette

Nous avons donc vu comment remplir vos encaissements et vos décaissements. Vous devez maintenant créer la dernière partie de votre budget : le solde de trésorerie nette.

À partir des entrées d’argent et des sorties, vous pouvez calculer l’évolution prévisionnelle de votre trésorerie au fil des mois :

Solde de trésorerie fin de mois = solde de trésorerie début de mois + encaissements - décaissements

Cet indicateur est le plus important de votre tableau car c’est votre jauge de santé financière. Si elle reste positive alors aucun problème, vous pouvez financer votre entreprise et payer les charges pour faire tourner votre activité. Mais si vous visualisez que votre solde passe en négatif, alors cela signifie que vous ne pourrez pas assumer tous vos engagements (salaires, fournisseurs, charges fixes, etc.).

Variation et solde de trésorerie de fin de mois

Si vous préférez voir graphiquement l’évolution de votre trésorerie prévisionnelle, votre tableau permet de créer une courbe de trésorerie mensuelle. Vous visualisez ainsi l’évolution de votre trésorerie dans le temps.

courbe de trésorerie prévisionnelle dans RocketChart

Votre tableau de trésorerie est maintenant paramétré et automatisé dans sa construction. Il vous guidera dans le pilotage de votre entreprise et vous permettra d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie. Vous pouvez même simuler des hypothèses dans votre tableau, mesurer l’impact sur votre trésorerie et prendre des décisions basées sur des données fiables et chiffrées.

Créer un budget de trésorerie à partir du compte de résultat prévisionnel

Le budget de trésorerie est souvent établi à partir du compte de résultat prévisionnel, autrement appelé P&L. À l’image du budget de trésorerie, le P&L est un tableau financier qui reprend sur une période donnée d’un côté le chiffre d’affaires prévisionnel et les divers produits de l’entreprise, et de l’autre les charges prévisionnelles.

En effectuant la différence entre ces deux postes (charges et produits), vous pouvez en déduire le résultat net prévisionnel de l’entreprise sur un exercice. Ce résultat se décompose en 3 éléments : le résultat d’exploitation, le résultat financier et le résultat exceptionnel. Le total constitue le résultat avant impôt.

Dans le compte de résultat les montants sont reportés en €HT, à la date de facturation. C'est-à-dire que vous ne prenez en compte ni la TVA ni les délais de règlement. Ce tableau seul ne peut donc pas servir uniquement à piloter votre entreprise. Vous n’avez aucune visibilité sur les flux de trésorerie qui en découlent. Pour rappel, ce n’est pas parce qu’une entreprise dégage de la marge qu’elle est forcément saine financièrement.

Si vous facturez 200 000€ à vos clients avec un délai de paiement de 60 jours, et que vos dépenses associées sont de 120 000€ avec un délai de règlement comptant, vous subirez un trou de trésorerie de 120 000€ pendant 2 mois le temps d’être payé. Si vous n’avez pas les liquidités sur votre compte bancaire à ce moment-là, ça ne passe pas.

Exemple paiement 60 jours

Pour créer votre budget de trésorerie à partir du compte de résultat prévisionnel, vous devez relier les 2 tableaux entre eux. Généralement, les catégories sont les mêmes afin de faciliter la conversion. Sinon, vous pouvez tout à fait faire une table de conversion afin de faire correspondre les catégories du P&L et celle de votre budget de trésorerie.

Grâce au paramétrage effectué sur les catégories dans les parties précédentes (délai de paiement, taux de TVA, fait générateur de TVA) vous pouvez automatiquement convertir votre compte de résultat en budget de trésorerie.

Le budget des ventes est traduit en encaissements prévisionnels, prenant en considération les délais de règlement que vous avez paramétrés.

Idem pour le budget des achats et des autres charges. Les prévisions budgétaires par poste sont convertis en décaissements sur les bons mois, avec les montants en €TTC. Le calcul de la TVA collectée et déductible est automatisé, et les soldes de TVA à payer sont inscrits dans votre tableau selon la fréquence que vous avez définie.

Récapitulatif budgets prévisionnels

Finalement, en un clic vous traduisez vos budgets prévisionnels en flux monétaires pour créer votre plan de trésorerie prévisionnelle. Vous visualisez l’évolution de votre solde de trésorerie sur l’année à venir. Ce tableau sera votre feuille de route pour l’année, vous permettant de vérifier que les objectifs fixés ne créeront pas de défaillance dans votre trésorerie. Vous êtes certains d’avoir toujours les liquidités disponibles sur votre compte bancaire.

Quelles différences entre compte de résultat prévisionnel et budget de trésorerie ?

Après lecture de cet article, vous avez certainement compris les 3 différences entre votre compte de résultat et votre budget de trésorerie. Les deux tableaux financiers sont nécessaires pour piloter votre entreprise.

Le P&L prévisionnel permet de fixer vos objectifs annuels. Ils sont généralement définis à partir des résultats de l’année précédente. Grâce à ce tableau vous avez ainsi une idée assez précise du résultat de l’entreprise à la fin de l’année.

Le budget de trésorerie quant à lui permet de vérifier que vous pouvez financer les objectifs définis dans le P&L. Ce tableau reprend tous les flux d’un point de vue trésorerie, et vous donne votre jauge de carburant : le solde de trésorerie.

Les trois différences sont :

  • le compte de résultat ne prend pas en compte les délais de règlement
  • le compte de résultat raisonne en montant hors taxes (€ HT)
  • le compte de résultat ne prend pas en compte les décaissements de TVA

Aller plus loin sur le budget de trésorerie

Ce tutoriel fait partie d’un guide complet sur le budget de trésorerie.

Dans les articles suivants, nous vous partageons un exemple téléchargeable de budget de trésorerie, nous expliquons comment exploiter efficacement votre tableau prévisionnel pour prendre les bonnes décisions et gagner du temps au quotidien, ainsi que les erreurs à éviter.

Dans l’article suivant, vous pouvez télécharger un modèle de budget de trésorerie et accéder à un guide complet pour utiliser notre template Excel.

La mission de RocketChart

Notre objectif est d’aider les entreprises à gérer et anticiper facilement leur trésorerie avec un logiciel de trésorerie simple, fiable, visuel et automatisé. Nos clients - dirigeants, DAF et Experts-Comptables - gagnent du temps au quotidien avec un suivi en temps réel et anticipent leur trésorerie pour prendre les bonnes décisions.

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