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Gestion de trésorerie : 8 conseils et 6 indicateurs clés

La trésorerie est un élément essentiel dans une entreprise. Elle permet de suivre les budgets de l’entreprise, de prévoir l’évolution de vos comptes, et surtout d’anticiper pour prendre les bonnes décisions ! Bien gérer votre trésorerie est donc fondamental pour piloter la santé de votre entreprise.

Il existe de nombreux outils et méthodes pour vous aider à gérer au mieux votre trésorerie et ne pas perdre de vue vos comptes. Voici un guide complet pour vous accompagner dans votre gestion.

Sommaire

Qu’est-ce que la gestion de trésorerie ?

La trésorerie représente la somme d’argent que possède une entreprise à un instant donné, et peut être en déficit ou en excédent. Elle fluctue en fonction des bénéfices et des dépenses liés aux différentes activités de l’entreprise.

Le but de la gestion de trésorerie est de stabiliser au mieux cette somme et d’éviter des baisses trop importantes. Cela correspond à la gestion de tous les flux financiers de l’entreprise. C’est une manière d’anticiper les finances et de les utiliser au mieux pour faire face aux différentes échéances de paiement.

Pour une meilleure gestion de cette trésorerie, on regroupe habituellement les entrées et sorties dans un tableau de trésorerie, autrement appelé budget de trésorerie ou plan de trésorerie. L'objectif est de projeter sa trésorerie prévisionnelle sur 1, 3, 6 ou 12 mois, à partir de toutes les entrées et de toutes les sorties, afin d'anticiper et de rester dans le vert.

Ce travail chronophage est automatisable avec un logiciel de trésorerie dédié :

Interface logiciel de trésorerie RocketChart

Quels sont les objectifs de la gestion de trésorerie ?

Le but principal de la gestion de trésorerie est d’éviter le dépôt de bilan. En effet, si les finances de votre entreprise sont mal gérées, cette dernière ne survivra pas longtemps et devra faire face à une cessation de paiements.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’objectif est donc d’obtenir une trésorerie proche de zéro. Si c’est le cas, cela signifie que les dépenses ne sont pas supérieures aux revenus (ce qui aboutirait à une trésorerie négative et donc peu de rentabilité) et que les revenus excédentaires sont utilisés intelligemment (pour assurer les dépenses de l’entreprise ou pour être réinvestis). Dans le premier cas, le risque majeur est le découvert ; et dans le deuxième cas, une partie de la trésorerie n’est pas exploitée.

Pour assurer cela, l’entreprise doit pouvoir faire face à deux types de situations :

  • l'excédent de trésorerie
  • le déficit de trésorerie

La gestion de trésorerie à également pour objectif d’éviter des coûts bancaires trop élevés en cas de découvert, et de rester en bons termes avec votre partenaire bancaire, afin de favoriser d'éventuels financements (levée de fonds, prêts bancaires…)

Graphique de trésorerie prévisionnelle montrant une trésorerie négative en octobre

Quels sont les indicateurs clés à suivre ?

Lors de la gestion de votre trésorerie, certains indicateurs sont assez révélateurs et sont donc à suivre avec attention pour faciliter votre pilotage.

Le solde de trésorerie

Indicateur essentiel pour piloter votre trésorerie, le solde de trésorerie représente le niveau d’argent disponible dans votre entreprise. Prévoir son évolution dans le temps est primordial pour être certain de rester dans le vert. Le solde de trésorerie de fin de mois est égal au solde de début de mois, auquel on ajoute le total des encaissements du mois et auquel on soustrait le total des décaissements. La différence entre les encaissements et les décaissements correspondant à la variation de trésorerie.

Mise en évidence solde de trésorerie négatif dans le budget prévisionnel

Le BFR (besoin en fonds de roulement)

Le besoin en fonds de roulement est une partie de la trésorerie nécessaire pour couvrir les décalages entre vos encaissements et décaissements. On le calcule en soustrayant le passif circulant à l’actif circulant. C’est lui qui permet d’anticiper des trous dans votre trésorerie, dus à des décalages, et de prévoir la somme nécessaire pour combler provisoirement ces trous.

Le BFR est donc un indicateur à suivre de près pour éviter des baisses de trésorerie imprévues.

La rentabilité

Pour savoir si votre entreprise marche bien, le mieux est de calculer sa rentabilité, c’est-à-dire la différence entre le chiffre d’affaires et les dépenses. Mais c’est également un indice de bonne gestion de trésorerie. Si votre trésorerie est bien gérée, vous avez plus de chance d’avoir une rentabilité élevée, puisque les dépenses sont contrôlées par rapport aux recettes.

Deux facteurs peuvent être pris en compte : le niveau de rentabilité, et la durée de rentabilité (c’est-à-dire le temps qu’il faut à l’entreprise pour devenir rentable).

Le montant des créances clients

Pour éviter des baisses de trésorerie dues aux créances clients, vous devez vous assurer de réagir vite en envoyant vos factures le plus rapidement possible. Soyez également prêt à relancer vos clients dès que la date limite de paiement est dépassée, afin de ne pas perdre de temps et de vous faire payer au plus vite. Plus vos créances clients seront faibles, plus vous éviterez les décalages de trésorerie.

Le montant des dettes fournisseurs

Les dettes aux fournisseurs sont également un indicateur à surveiller de près. Dans la même logique que pour les créances clients, le but est d’éviter des décalages trop grands entre vos paiements aux fournisseurs et les paiements de vos clients.

L’une des solutions qui peut être intéressante est de payer en avance, lorsque la trésorerie est encore haute, et que cela ne vous crée donc pas de trou de trésorerie à terme. Vous pouvez simuler les dates de paiement de vos fournisseurs dans un outil de gestion de trésorerie comme RocketChart par exemple.

modifier la date de paiement attendu pour vos factures

La rentabilité des placements

Si votre trésorerie est en excès, le mieux est de rentabiliser cet argent, en l’investissant par exemple. Mais le travail ne s’arrête pas là. Une fois cette partie de votre trésorerie placée ou investie, vous devez vous assurer de la rentabilité de celle-ci, en comparant l’argent que ces placements vous rapportent, avec la somme que vous avez placé/investi au départ.

Quand faut-il suivre sa trésorerie ?

Votre trésorerie doit toujours être bien surveillée, car les comptes d’une entreprise sont continuellement en mouvement. Cependant, la gestion de trésorerie se révèle particulièrement utile et importante dans les moments suivants :

Lors du lancement de votre entreprise

Il convient d’élaborer un budget prévisionnel, c’est-à-dire une prévision des ressources et des dépenses qui seront nécessaires à l’entreprise pour se lancer et se développer. Il vous donnera ainsi votre feuille de route et vous vérifierez que vos prévisions de chiffres d’affaires et de financement permettent d’assurer le lancement de l’activité.

Lorsque l’entreprise traverse une période difficile financièrement

Dans ce cas, la bonne connaissance de votre trésorerie permet de comprendre les causes de cette baisse financière et d’y remédier au mieux. La réalisation d’un audit complet de vos charges, et la réalisation de scénario vous permettront de sortir de l’impasse et de prendre les bonnes décisions.

Lors d’un éventuel projet de développement

C’est le moment de faire le bilan des ressources financières dont on dispose afin de se rendre compte des ressources disponibles pour l’élaboration du projet. Vous devrez vous assurer que la trésorerie disponible permet de financer le développement de votre projet.

Dans tous les cas, vous serez amené à réaliser des simulations. Pour évaluer vos hypothèses, mesurer l’impact sur votre trésorerie et prendre les meilleures décisions. Vous pouvez réaliser ces prévisions dans un tableur Excel ou sur un logiciel de trésorerie pour gagner en temps et efficacité.

Comment réussir votre gestion de trésorerie ?

Anticiper

Par exemple en créant un plan de trésorerie prévisionnel. C’est la meilleure manière de ne pas être pris au dépourvu lorsque surviennent de grosses dépenses. Mais cela vous permettra également d’équilibrer vos comptes afin de ne pas avoir de grosses différences entre les entrées et les sorties, et cela en fonction des mois. Un plan de trésorerie permet de vous projeter à plusieurs mois pour anticiper efficacement votre trésorerie.

Suivre

Une fois le plan de trésorerie établi, il faut bien sûr continuer de suivre l’évolution réelle de votre trésorerie. C’est un élément très mobile, puisque les entrées et sorties d’argent dans une entreprise sont nombreuses et conséquentes. Malgré toutes les prévisions que vous aurez pu effectuer, il y aura toujours des dépenses imprévues. Le but est donc de ne pas se laisser surprendre et de garder le contrôle sur votre situation financière.

Pour cela, vous pouvez comparer l’écart entre vos prévisions et la réalité.

Comparaison réalisé vs objectifs prévisionnels

Optimiser

Le but est d’avoir une trésorerie la plus rentable possible. Pour cela, l’idée est de réduire au maximum les coûts inutiles et d’économiser les fonds déjà présents. Vous pouvez par exemple optimiser vos délais de paiement, en incitant vos clients à vous régler dans les meilleurs délais (et ainsi éviter les trous imprévus).

Pour réduire les coûts inutiles, il faut savoir être économe et inciter vos employés à l’être aussi. Vous pouvez facilement réduire vos dépenses en économisant sur le coup de l’électricité en éteignant les lumières le soir ou même sur les cartouches d’encre en imprimant que le minimum. Il s’agit là de petites dépenses, mais cumulées, elles peuvent avoir un impact significatif sur votre trésorerie à la fin du mois. Vous pouvez également mettre de côté une partie des bénéfices pour un coût défini à l’avance dans le budget prévisionnel qui nécessite une certaine somme.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Sous-évaluer son besoin en fonds de roulement

Le besoin en fonds de roulement est un élément essentiel pour votre trésorerie, et il arrive trop souvent que celui-ci soit négligé lors de la gestion de trésorerie. C’est une partie de la trésorerie nécessaire au paiement des différentes charges en attendant les encaissements prévus. Vous pouvez considérer ça comme une sécurité qui devrait vous permettre de subvenir aux besoins de votre entreprise lors des décalages d’encaissements et de décaissements, sans être à découvert. Il est donc important de bien calculer votre besoin en fond de roulement, et d’intégrer cette somme dans votre plan de trésorerie.

Ne pas maîtriser ses délais de paiement

Les délais de paiement sont très importants à surveiller pour le bon déroulement de votre trésorerie, que ce soit du côté des fournisseurs ou des clients. L’idée est de ne pas avoir un décalage trop important entre le paiement au fournisseur pour un bien et la vente de ce bien au client. Cela créerait un trou important dans votre trésorerie, qu’il est facile d’éviter. Pour cela, il faut jouer sur les délais de paiement des deux côtés : négocier un délai plus long avec votre fournisseur (quitte à choisir un fournisseur un peu plus cher mais avec des délais de paiement plus longs) et ne pas hésiter à relancer vos clients afin d’être réglé dans les temps.

Gestion de la TVA et des délais de paiement sur le budget des ventes

Ne pas contrôler ses dépenses

Lorsque l’on gère une trésorerie, le but est de gérer au mieux l’argent présent dans l’entreprise, la notion d’économie est donc essentielle. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de dépenser sans compter, même lors du lancement d’un nouveau projet. Vous pouvez par exemple calculer le bénéfice d’un investissement pour voir s’il a des chances d’être rentable ; ou intégrer cette nouvelle dépense dans votre plan de trésorerie, afin de voir s’il aura un gros impact sur votre trésorerie.

Décomposition d'un poste de charges avec l'outil RocketChart

Ne pas faire de prévisions de trésorerie

Nous l’avons évoqué plusieurs fois, le plan de trésorerie prévisionnel est votre meilleur ami. Sans lui, il est impossible d’anticiper l’évolution de votre trésorerie, et vous pouvez très facilement vous laisser surprendre par une dette oubliée ou un prélèvement mensuel... Même s’il est impossible de tout prévoir à l’avance, vous pouvez déjà y intégrer la majorité de vos entrées et sorties prévisionnelles (factures mensuelles, salaires, achat prévu…), et ajouter un coefficient de sécurité pour garder une marge de manœuvre.

Confondre plan de trésorerie et compte de résultat

Le compte de résultat reprend l’ensemble de vos ventes et de vos charges, en HT (hors taxes). La notion de TVA est complètement sortie de votre compte de résultat. Mais lorsque vous facturez un client ou que vous réalisez un achat, un montant de TVA est souvent appliqué avec un taux en %. Votre client va vous payer le montant de votre facture HT auquel s’ajoute le montant de la TVA. Les flux de trésorerie raisonnent donc en TTC (toutes taxes comprises) puisque qu’il s’agit des mouvements bancaires réels.

Aussi, votre compte de résultat reprend les données à date de facture. Mais bien souvent, le paiement d’une facture se fait avec un décalage (plus ou moins négocié). Les mouvements de trésorerie prennent donc en compte les délais de paiement. Finalement, votre plan de trésorerie est censé être une image prévisionnelle de vos comptes bancaires.

Règles de gestion des catégories

Confondre rentabilité et chiffre d’affaires

Le chiffre d’affaires et la rentabilité sont deux indicateurs de la croissance de votre entreprise. Cependant, il faut faire attention à ne pas confondre les deux et à ne pas vous baser que sur le chiffre d’affaires pour considérer que votre entreprise est rentable ou non. Le chiffre d’affaires est la somme d’argent facturée par l’entreprise, mais cela ne prend pas en compte les dépenses nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. La rentabilité, elle, se base sur la différence entre le chiffre d’affaires et les dépenses. C’est donc la rentabilité qui est le critère le plus fiable pour voir l’évolution de l’entreprise. En effet, un chiffre d’affaires peut être élevé, si les dépenses le sont encore plus, l’entreprise ne sera pas rentable.

Quelles sont les causes d’une baisse de trésorerie ?

Une baisse de l’activité

Dans plusieurs secteurs d’activités, il peut arriver que certaines périodes soient plus creuses que d’autres, selon les époques, les besoins, etc. L’activité peut donc baisser et faire chuter la trésorerie. C’est le cas des activités saisonnières. Mais cela peut aussi être lié à de nombreux autres facteurs (crise sanitaire, manifestations, etc.)

Dans tous les cas, la plupart des dépenses continuent, tandis que les revenus baissent considérablement. Cela provoque forcément un déséquilibre qui peut entraîner la trésorerie vers le négatif. Réaliser une projection est alors essentielle pour s’assurer de rester dans le vert sur le long terme.

projection graphique d'une activité saisonnière

Les imprévus

Les imprévus sont inévitables et peuvent avoir un impact important si votre trésorerie a déjà du mal à s’équilibrer. Il convient de garder une marge de sécurité en constituant un petit matelas de trésorerie disponible sur votre compte et de ne pas descendre en dessous de ce seuil. Ainsi, vous pourrez faire face à quelques imprévus.

Une mauvaise gestion de votre trésorerie

Un des principaux enjeux de la gestion de trésorerie est l’équilibre de cette dernière. Le but est d’éviter un excédent ou un déficit de trésorerie. Si elle est mal gérée, les dépenses vont rapidement dépasser les revenus et créer un déficit, c’est-à-dire une baisse de votre trésorerie globale. Bien gérer sa trésorerie, la suivre régulièrement, et l’anticiper sur les prochains mois est le meilleur moyen d’éviter une baisse trop importante de votre trésorerie.

Une augmentation du BFR

Il peut arriver que votre besoin en fonds de roulement (BFR) augmente, suite à l’augmentation de certains coûts, à la baisse de certains délais de paiement, à des changements dans la clientèle, à une mauvaise gestion des stocks… Si c’est le cas, il faut immédiatement réadapter votre trésorerie pour prévoir un BFR plus élevé (en supprimant des coûts superficiels par exemple) et anticiper la trésorerie nécessaire pour garantir votre BFR.

Comment remédier à la dégradation de la trésorerie de votre entreprise ?

Si vous faites face à une baisse de trésorerie, le plus important est de réagir vite en augmentant le fond de trésorerie. Pour cela, il faut commencer par augmenter le chiffre d’affaires, en augmentant vos prix, en développant la prospection ou en améliorant votre stratégie de communication par exemple.

Vous pouvez aussi miser sur les différentes charges, en les diminuant dans la mesure du possible, ou en les retardant (le but ici étant de ne pas baisser encore le fond de trésorerie). Vous pouvez négocier un délai de paiement avec certains fournisseurs par exemple.

Pensez aussi à réduire drastiquement les délais de paiement de vos clients en effectuant des relances régulières pour les factures en retard. Vous pouvez aussi proposer une remise pour les paiements rapides ou mettre en place un système d’acompte pour inciter vos clients à payer rapidement.

Une autre solution pour réduire la baisse de votre trésorerie consiste à utiliser des solutions de financement pour augmenter votre trésorerie : demander un prêt bancaire, obtenir une autorisation de découvert, utiliser un financement participatif, lever des fonds, sont des exemples de solution de financement.

Comment gérer les excédents de trésorerie ?

Il peut arriver que votre trésorerie soit en excédent. Même si cela montre que la rentabilité de votre entreprise est forte, ce n’est pas forcément bon car cet argent est de “de l’argent qui dort”, c’est-à-dire qu’il n’est pas utilisé. Le mieux est donc d’utiliser cet argent pour l’investir et développer votre activité.

Plusieurs solutions existent pour cela - à court terme, à moyen terme ou à long terme - en fonction du type d'excédent :

Le remboursement anticipé des dettes

La plupart des fournisseurs cherchent à être payés le plus rapidement possible (afin d’éviter un décalage entre les encaissements et les décaissements, comme évoqué précédemment). Il arrive donc régulièrement que ceux-ci mettent en place une remise si les paiements sont réglés plus tôt que la date prévue. Si vous avez des excédents de trésorerie, il est donc intéressant de commencer par régler vos dettes, puisque cela vous fera peut-être économiser.

Les placements financiers

Une autre manière intéressante d’utiliser votre excédent, est d’effectuer des placements financiers. Ils peuvent être risqués et vous faire gagner beaucoup, ou plus sécurisés mais moins fructueux. Dans les deux cas, l’idée est d’utiliser l’argent présent en excédent dans votre trésorerie, pour le faire fructifier. Il existe différents placements selon vos besoins et vos possibilités (DAT, CDN, SIVAC…)

Les investissements

A plus long terme, la solution des investissements vous permettra de profiter de cet argent inutilisé pour faire fructifier votre entreprise et augmenter sa valeur. Les investissements peuvent être de tous types : locations de nouveaux locaux, recrutement de salariés, achat de nouveau matériel, développement d’un nouveau service/produit...

Quelles solutions pour gérer efficacement votre trésorerie ?

Il existe différentes ressources pour vous aider dans la gestion de votre trésorerie, voici les différentes solutions qui s’offrent à vous :

Faire appel à un expert pour piloter votre trésorerie

Une première solution pour bien gérer sa trésorerie consiste à engager quelqu’un d’expérimenté, comme un expert comptable ou un Directeur Administratif et Financier Externalisé (External DAF). C’est un bon moyen de se décharger complètement de cette tâche, en plus d’être accompagné par un expert qui pourra mettre en place les bonnes pratiques. Mais cela demande un coût supplémentaire, qui n’est pas toujours possible dans les petites entreprises.

avis client sur RocketChart mentionnant les limites des cabinets comptables

Utiliser un tableau Excel

C’est une des solutions qui semble la plus facile à utiliser, mais, elle peut vite se révéler très chronophage. Pour bien gérer votre trésorerie avec l’aide d’un tableau Excel, il faut surtout savoir mettre les bonnes informations, et les tenir à jour. Le mieux est de segmenter votre tableau par mois. Vous devez y mettre toutes vos entrées et sorties d’argent (type, somme, provenance/destination, date...). Vous pouvez également y intégrer une partie prévisionnelle, avec les mois à venir. Le plus important est que ce tableau vous semble clair et facile à utiliser.

Utiliser un logiciel de gestion de trésorerie

L’autre solution efficace pour gérer sa trésorerie est l’utilisation d’un logiciel de gestion de trésorerie dédié comme RocketChart. C’est une bonne manière de gagner du temps en automatisant une partie des tâches (en connectant directement votre banque au logiciel par exemple). Les données sont fiables et toujours à jour. Vous gagnez en visibilité sur votre trésorerie et la réalisation de prévisions précises permet d’appuyer vos prises de décisions. RocketChart permet aussi de faire différents scénarios prévisionnels, de mesurer l’impact sur votre trésorerie, et d’opter pour la stratégie la plus intéressante pour votre activité.

Voici un comparatif complet des logiciels de trésorerie français en 2022.

Interface du logiciel de trésorerie RocketChart

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