tous les articlesPhilippe vanderstigel de RocketChart

Beedeez x RocketChart

Philippe vanderstigel de RocketChart
Philippe Vanderstigel13 janvier 2022

Claire Carvalhosa est Responsable Administrative et Financière de Beedeez, une startup qui propose une solution de mobile-learning à destination des entreprises et surtout de leurs employés. Beedeez a connu une forte croissance en quelques mois, en passant de 17 salariés en septembre 2020 à 41 aujourd’hui (janvier 2022), et tout ça sur fonds propres 🤜🏼 💥 🤛🏼

Claire partage avec nous son parcours qui l’a menée au poste de Responsable Administrative et Financière, son rôle clé dans l’entreprise, mais aussi pourquoi elle a troqué son fichier Excel pour notre logiciel de gestion de trésorerie automatisé.

“RocketChart me permet de prévoir facilement mes budgets prévisionnels et les scénarios. En fait, j'ai 3 scénarios : un pessimiste, un optimiste et un intermédiaire. Et cette projection constante nous permet de prévoir nos recrutements. Étant sur fonds propres, c'est important pour nous d’évaluer en fonction du chiffre d'affaires prévisionnel et des dépenses si on peut recruter ou non.”

Sommaire

Lire l'interview écrite

Bonjour Claire, peux-tu nous expliquer rapidement ton parcours ?

À la base je viens de la vente. J'ai eu plusieurs expériences au sein d'entreprises comme Fauchon ou d'entreprises où on travaille dans le Made In France. J'ai eu la chance de côtoyer les bonnes personnes au sein de mon parcours professionnel. Elles m'ont permis de monter en compétence et d'arriver au poste de Responsable Administratif et Financier.

J'ai fait mes débuts à l'Atelier du Bracelet Parisien, une petite entreprise de savoir-faire français dans le bracelet, montre et haute horlogerie. J'ai commencé à la vente, en tant que responsable de stand. Et en fait l'oncle de mon patron partait à la retraite. Mais avant il m'a formé pour que je lui succède à son poste de RAF.

Qu'est-ce qui t'a motivé à passer de la vente au rôle de RAF ?

Ça c'est fait vraiment naturellement. C'était une entreprise familiale donc il n'y avait pas grand chose en place, pas de suivi financier ni d'objectifs. Pour moi c'était un peu un terrain de jeu. Tout ce que j'ai appris pendant mes études, je l'ai mis à profit dans cette entreprise. L'oncle de mon patron a vu que j'étais à l'aise avec les chiffres et il m'a proposé de reprendre son poste. Je suis donc arrivée au poste de RAF, et en même temps je continuais un peu en boutique.

Quand as-tu rejoint Beedeez ?

J'ai rejoint Beedeez en septembre 2020.

C'est quoi Beedeez ?

C'est une startup de mobile-learning. Nous proposons des contenus de formation auprès des entreprises, plutôt grands comptes, pour améliorer la formation continue de leurs équipes. On propose du contenu, mais on met aussi à disposition une plateforme digitale afin que les entreprises puissent mettre leur propre contenu. Le tout avec une expérience gamifiée pour stimuler et la rendre ludique pour les employés.

Vous êtes combien chez Beedeez ?

En septembre 2020, quand je suis arrivé, on était 17. Et maintenant nous sommes 41.

Belle croissance ! Vous avez levé des fonds pour aller si vite ?

Non, nous sommes sur fonds propres.

Quel est ton poste et ton rôle au sein de l'entreprise ?

Je suis Responsable Administrative et Financière (RAF). Je suis un peu celle qui va mettre de l'huile dans les rouages. Le poste de RAF est un peu transparent dans le sens où on ne comprend pas vraiment ce qu'il fait, mais quand il n'est pas là, on ressent tout de suite l'impact. Je m'occupe donc de la partie RH, des finances et de l'administratif, pour fluidifier ce qui se passe dans l'entreprise.

Ça fait quoi concrètement un RAF dans une entreprise comme Beedeez ?

Ça fait toute la gestion de la paie, tout le suivi financier, le reporting et les clôtures comptables. Ça va aussi faire tout le suivi humain : l'accompagnement et l'écoute des salariés de l'entreprise. Ça fait aussi des demandes de subventions. Ça fait beaucoup de choses en fait !

Avec mon expérience je me suis rendu compte que le métier de RAF est un peu différent d'une entreprise à l'autre. Il faut savoir s'adapter à l'organisation qui est en place. Selon les besoins, certains RAF seront vraiment dédiés à la gestion financière, quand d'autres seront plus sur la partie RH, et parfois certains doivent être complètement polyvalents. C'est mon cas chez Beedeez par exemple.

Quand tu es arrivée chez Beedeez, comment gérais-tu la trésorerie de l'entreprise ? Qu'est-ce que tu as mis en place ?

Alors, c'était très intéressant parce que c'était une création de poste : il y avait donc tout à faire et à mettre en place. Mais c'était aussi délicat parce qu'on récupère les missions et les tâches de chacun : il faut le temps de s'approprier les choses.

Quand je suis arrivée il n'y avait pas vraiment de suivi de trésorerie, mais simplement une sorte de règle en se disant qu'il faut qu'il nous reste 3 fois le niveau de salaires et de dépenses chaque mois pour avoir une bonne trésorerie. Et il n'y avait qu'une seule banque au début. Mais rapidement, nous avons pris une deuxième banque pour soutenir notre croissance et à ce moment-là c'est devenu nécessaire de suivre précisément notre trésorerie et nos dépenses.

Au début, sur quel outil suivais-tu la trésorerie et les dépenses ?

J'ai commencé à le faire sur Excel. Mais je passais un temps fou à faire des tableaux croisés dynamiques, récupérer le grand livre comptable pour avoir les données, que je triais ensuite, pour les remettre dans un autre fichier. Un moment je me suis arrêtée et je me suis dit qu'il y avait forcément une solution qui permettait de faire ça. Et c’est là que RocketChart est arrivé.

Pourquoi avoir troqué Excel pour un logiciel de trésorerie ?

On recrutait beaucoup à cette époque. Mon but était d'automatiser au maximum car il fallait que je puisse être disponible pour accompagner les nouveaux salariés, et assurer le reste de mes missions. Donc on a pris RocketChart pour me faire gagner du temps.

Qu'est-ce que RocketChart t'apporte aujourd'hui ?

Ça me fait gagner du temps au quotidien. Avant j'avais 2 comptes bancaires complètement séparés à gérer et suivre. Maintenant avec RocketChart j'ai une vue consolidée de mes flux bancaires pour analyser et suivre ma trésorerie sur une seule interface.

Ça me permet aussi d'avoir une analyse précise de mes dépenses par catégorie en 1 clic. Avec RocketChart je fais un suivi beaucoup plus poussé qui me permet de me dire : voilà, aujourd'hui je dépense tant en salaires, tant en URSSAF, tant en IT.

Peux-tu nous décrire ton utilisation de RocketChart ?

Je travaille sur l'outil tous les jours, au moins 10 minutes. Je valide toutes les dernières transactions qui sont arrivées, je regarde où en est le niveau de trésorerie et les budgets. Ça me permet de faire des scénarios à l'infini. Si par exemple on a des projets de levée de fonds alors sur l'outil je peux préparer ces scénarios pour anticiper et voir jusqu'où on peut tenir, quel est notre runway, et jouer avec les chiffres.

RocketChart me permet de prévoir facilement mes budgets prévisionnels et les scénarios. En fait, j'ai 3 scénarios : un pessimiste, un optimiste et un intermédiaire. Et cette projection constante nous permet de prévoir nos recrutements. Étant sur fonds propres, c'est important pour nous d’évaluer en fonction du chiffre d'affaires prévisionnel et des dépenses si on peut recruter ou non.

Qu'est-ce que tu préfères dans RocketChart ?

Cette possibilité de faire des scénarios à l'infini ! On peut tout re-basculer, modifier, adapter, ajuster, c'est vraiment ce que je préfère.

Avec un peu de recul, c'est quoi ton avis sur RocketChart ?

Déjà, c'est un vrai gain de temps grâce à l'automatisation. Mais c'est aussi beaucoup moins d'erreurs. Or c'est très important de réduire la marge d'erreur dans la gestion financière. Avoir plusieurs fichiers Excel, avec des formules dans tous les sens, on finit toujours par avoir une formule qui saute à un moment. Dans RocketChart il n'y a pas d'erreur possible, c'est ça qui est bien.

Un dernier mot ou conseil pour les lecteurs du blog ?

Je conseillerai de pousser au maximum l'automatisation. D'abord pour gagner du temps et se libérer pour d'autres projets tout aussi importants. Et ensuite pour réduire la marge d'erreur, surtout dans les chiffres financiers.

Testez gratuitement notre logiciel de gestion de trésorerie