Éditeurs de logiciels (SaaS) - comment gérer facilement votre trésorerie ?

Bien gérer votre trésorerie est un facteur clé pour garantir la pérennité de votre entreprise de logiciel. Un suivi rigoureux vous permet de savoir où vous en êtes financièrement. Et une bonne anticipation vous guidera dans les opportunités de développement. L’avantage des éditeurs de logiciel SaaS est la récurrence des paiements clients. En optant pour une solution de prélèvement automatique vous n’avez pas à courir après les règlements de vos clients, et vous sécurisez ainsi votre trésorerie.
Mais beaucoup d’éditeurs ne prennent pas le temps d’effectuer un bon suivi de trésorerie car c’est très chronophage et laborieux à effectuer. Les outils actuels ne sont pas adaptés. Le dirigeant manque alors cruellement de visibilité et prend le risque de se retrouver au pied du mur. Par exemple, un prélèvement de TVA et d’URSSAF le même mois peut faire très mal à la trésorerie, et s’ils ne sont pas anticipés l’entreprise pourraient manquer de liquidités.
Des solutions existent pour faciliter la gestion et faire gagner du temps sur la mise à jour des tableaux. Dans ce tuto nous allons tenter de vous donner un maximum de conseils et bonnes pratiques pour gérer efficacement votre trésorerie.

Mettre en place un suivi quotidien

Vous pouvez instaurer une routine matinale de 15min pendant laquelle vous mettez à jour votre tableau de suivi. Il faudra vous connecter aux sites de vos banques et récupérer le solde de trésorerie sur chacun des comptes bancaires. Vous pourrez ainsi mettre à jour votre solde de trésorerie consolidée dans vos tableaux.
Cette tâche rébarbative est automatisable. Grâce aux innovations portées par l’Open Banking, il est désormais possible de récupérer instantanément ces informations. Vous pouvez par exemple synchroniser vos comptes bancaires directement dans RocketChart pour avoir une vue en temps réel et à jour de vos opérations et de votre trésorerie.
(Suivez votre trésorerie en temps réel sur des logiciels comme RocketChart)
Plutôt que de perdre du temps à aller sur le site de votre banque pour recopier des informations, vous les retrouvez directement mises à jour dans l’outil. Votre suivi quotidien est simplifié et vous êtes sûr d’avoir des données fiables : saisir des informations dans un fichier Excel est toujours source d’erreur.

Créer des catégories d’encaissement et de décaissement

Dans le cadre de votre suivi de trésorerie, vous effectuez vos budgets prévisionnels en raisonnant par poste de recettes et poste de charges. Il s’agit ni plus ni moins d’un ensemble de catégories et sous-catégories.
La création de vos catégories doit prendre en compte deux paramètres :
  • les catégories doivent refléter votre activité
  • elles doivent être suffisamment granulaires pour donner une bonne vision, tout en restant exploitables
Nous vous déconseillons de reprendre les catégories de votre plan comptable. Elles ne sont pas forcément parlantes pour les non-initiés. Pour vos dépenses vous pouvez raisonner par charges fixes / charges variables et regrouper ensuite vos catégories par type (frais de gestion, honoraires, logiciels, fournisseurs, etc.). Ou encore raisonner par pôles : marketing, infrastructure, support, commercial, fonctionnement.
(Exemple de catégorisation, avec taux de TVA par défault appliqué aux catégories dans RocketChart)
Si vous vendez plusieurs prestations comme des licences d’utilisation, des développements spécifiques ou des prestations de conseils, vous pouvez dissocier vos recettes ainsi.

Catégoriser ses opérations bancaires

Pour maîtriser votre situation financière, vous devez contrôler tous les flux qui entrent et qui sortent de vos comptes bancaires. Rien de doit être laissé de côté. Chaque transaction doit être justifiée. Pour cela le meilleur moyen est de catégoriser quotidiennement l’ensemble de vos opérations avec les catégories précédentes. Si vous arrivez à catégoriser facilement tous vos flux, c’est que votre arbre de catégorisation est le bon.
Dans le cadre de votre routine matinale, téléchargez vos relevés bancaires et copier-coller les dernières transactions dans votre fichier. Grâce aux formules Excel, vous définissez des règles pour classer vos flux automatiquement. Ces formules sont complexes à mettre en oeuvre et doivent être réalisées pour chaque type de libellé. Mais une fois mis en place, vous n’aurez quasi plus rien à faire.
(Catégorisation des opérations bancaires dans des tableurs Excel et Google Sheet)
Avec un logiciel de trésorerie connecté directement à votre banques, vos flux sont rapatriés en temps réel et vous gagnez du temps sur votre routine matinale. Vous n’avez pas de risque d’oublier une transaction lors d’un copier-coller.
Sur RocketChart, vos transactions sont catégorisées automatiquement lorsqu’elles arrivent dans l’outil. Nous avons créé notre propre algorithme d’apprentissage. Vous commencez par classer une partie, l’algorithme se déclenche et classe vos opérations selon votre propre système de catégories. Il assigne même le bon taux de TVA pour calculer votre solde.

Suivre l’évolution de ses charges

Grâce à la catégorisation de vos opérations bancaires, vous obtenez une visibilité très fine sur vos postes de dépenses. En classant rigoureusement tous vos flux, vous êtes certains d’obtenir une image fidèle de votre entreprise, en temps réel. Plutôt que d’attendre des rapports de situation de votre comptable, vous êtes autonomes et vous visualisez ces informations quotidiennement.
En observant l’évolution de vos charges sur l’année vous maîtrisez complètement vos budgets. Basée sur des données directement issues de vos comptes bancaires, votre analyse sera d’autant plus fiable. En plus de détecter d’éventuelles anomalies (sur-facturation par exemple), vous êtes en mesure de mettre en place des actions correctives au plus vite puisque votre suivi est en temps réel.
(Évolution graphique de vos postes de dépenses dans RocketChart)
En comparant deux mois entre eux, vous êtes en mesure de comprendre les évolutions et de détecter en un coup d’oeil une anomalie. La comparaison sous forme de courbe n’étant pas toujours parlante, il est recommandé d’apporter une grille de lecture sous forme de “camembert”. Vous comparez ainsi aisément la situation sur 2 mois précis, ou encore sur des années.
Il est judicieux de mener une analyse sur les charges globales mais aussi sur des pôles de dépenses bien précis. Il faut donc filtrer vos courbes et camemberts sur des catégories particulières, afin de décomposer votre étude plus finement.
Grâce à ce gain de visibilité, de nombreux clients ont découvert qu’ils payaient encore des abonnements pour des logiciels inutilisés ou encore que des services leur sur-facturaient des prestations sans raison par exemple.

Anticiper sa trésorerie prévisionnelle

Suivre sa trésorerie est un bon début, mais le plus important est de l’anticiper. Vous risquez de vous faire absorber par le quotidien et l’activité de votre société. Pour finalement ne pas prendre le temps de réaliser, analyser et ajuster vos projections. Pourtant, c’est fondamental pour votre entreprise.

Plan de trésorerie prévisionnelle

L’outil le plus simple à utiliser pour projeter les liquidités futures de votre société est le tableau prévisionnel de trésorerie. Souvent réalisé sur 12 mois, il récapitule l’ensemble des encaissements et décaissements à venir mois par mois. Dans ce tableau vous raisonnez sur la catégorisation que vous avez créée précédemment. Vous pouvez réaliser votre plan prévisionnel directement dans Excel. La majorité des logiciels de trésorerie vous propose aussi de le créer simplement.
(Tableau de trésorerie prévisionnelle dans le logiciel RocketChart)
Grâce à ce tableau vous calculez automatiquement votre solde de trésorerie prévisionnelle afin d’être sûr d’avoir toujours de l’argent disponible pour payer vos engagements comme les salaires, les charges sociales ou encore vos mensualités. Vous allez aussi en déduire votre capacité d’investissement futur. En effet, si vos projections montrent que vous aurez beaucoup de cash en réserve dans quelques mois, cela représente des opportunités pour développer votre entreprise de logiciel. À l’inverse, votre plan de trésorerie pourrait mettre en lumière une période avec un creux de trésorerie. Anticiper ce creux des mois à l’avance vous donne tout le temps nécessaire pour mettre en place des solutions pour empêcher que ça n’arrive dans la réalité.
Finalement, c’est un réel outil d’aide à la décision qui vous donne toutes les informations nécessaires pour adapter la gestion de votre activité. Vous devenez proactif et faites face à toutes les situations.
Pour faciliter la lecture de votre tableau, nous vous conseillons de tracer des graphs pour visualiser concrètement vos prévisions de trésorerie. Voici par exemple le graphique qui correspond au plan de trésorerie précédent tracé dans la solution RoketChart :
(Visualisation de la trésorerie prévisionnelle dans l'outil RocketChart)

Comparer les budgets prévisionnels et le réalisé

La réalisation de votre plan de trésorerie n’est qu’une première étape. Faire vos prévisions vous donne une image de ce qui est censé se passer. Mais la réalité est souvent bien différente. Le développement de votre entreprise ne se passe pas toujours comme prévu. Surtout au démarrage, lorsque vous avez peu d’historique sur lequel vous appuyer.
Comme suggéré précédemment, vous devez effectuer un suivi quasi-quotidien. L’objectif est de mesurer l’écart entre vos prévisions et le réalisé. Ainsi vous pourrez identifier si vos objectifs de vente sont atteints, si vos budgets prévisionnels sont respectés et ajuster vos prévisions au fur et à mesure. Plus vous faites ce travail régulièrement plus vous pilotez votre activité précisément.
Concrètement, vous devrez ajouter une colonne “Réalisé” à côté de votre colonne “Prévisionnel” dans votre tableau Excel. Et reporter les montant mensuel dans chaque case. C’est un peu fastidieux mais des formules vous permettront de gagner un peu de temps. Si vous avez bien suivi la première partie de cet article, vous avez déjà compris l’énorme avantage des logiciels de trésorerie comme RocketChart : vos flux bancaires sont synchronisés et automatiquement catégorisés. Votre colonne “Réalisé” se construit au fil de l’eau sans action de votre part.
(Comparaison automatique des prévisions et du Réalisé dans RocketChart)
L’analyse des écarts entre vos budgets et la réalité vous donne énormément d’informations sur la santé de votre entreprise. Pour maîtriser et optimiser votre trésorerie, c’est fondamental de comprendre d’où proviennent les écarts pour les justifier.
Imaginons par exemple que vous observez un écart sur une catégorie :
(Comparaison entre prévisionnel et réalisé de la catégorie frais de gestion)
Sur ce graphique vous visualisez en un coup d'oeil que les dépenses réalisées en "Frais de gestion" au mois de septembre 2020 sont deux fois plus élevées que le budget prévu initialement. Vous devez donc comprendre pourquoi vous avez un tel écart. L'objectif encore une fois est de ne rien laisser au hasard.
Pour effecteur rapidement votre analyse, vous pouvez par exemple afficher toutes les transactions du mois de de septembre assignées à la catégorie "Frais de gestion". Cela mettra en lumière les transactions bancaires qui ont pu causer cet écart important.
(Analyse des transactions dans RocketChart)
Dans ce cas précis, il semble que les frais de déplacement n'étaient pas budgetés initialement. Pour rectifier le tire, vous pouvez par exemple définir un budget mensuel de frais de déplacement dans votre plan de trésorerie prévisionnelle afin de laisser toujours une marge de sécurité.

Réaliser des scénarios pour prendre les bonnes décisions

Vous avez effectué votre plan de trésorerie prévisionnelle. Vous suivez au quotidien vos mouvements bancaires pour piloter finement votre entreprise. L'analyse tirée de vos projections montrent que vous traverserez un creux de trésorerie dans quelques mois. Vous allez devoir choisir la bonne décision parmi plusieurs solutions envisageables. Mais comment choisir ? Une des réponses se trouve dans les scénarios prévisionnels.
L'idée est simple : simulez vos hypothèses et mesurez l'impact financier. Vous allez ensuite prendre votre décision sur des données chiffrées et fiables. Vous pouvez par exemple dupliquer la feuille de votre Excel et ajouter une source de financement. Ou encore réduire à zéro un poste de charges. Votre solde de trésorerie se mettra à jour tout seul avec les formules que vous avez mis en place (s'ils ne se cassent pas entre temps).
Dans RocketChart c'est tout aussi simple : vous dupliquez votre scénario initial en 1 clic, vous faites vos hypothèses dans votre nouveau scénario prévisionnel, et vous mesurez les repercussions.
gestion multi-scénarios RocketChart gif
Dans cet exemple, le scénario est créé en réaction à un problème identifié. Une bonne pratique est aussi de toujours avoir 3 scénarios prévisionnels sous la main (pessimiste, réaliste, optimiste). Afin de toujours prévoir le pire selon la situation. Dans l'optention d'un prêt, votre banque exigera toujours 2 ou 3 scénarios plus pessimistes que ce que vous leur montrez. Soyez donc prêt à leur sortir les documents.

Conclusion

Vous avez maintenant quelques cartes en main pour bien gérer votre trésorerie. Vous connaissez les bienfaits d'une trésorerie maîtrisée pour votre entreprise de logiciel. Le point le plus important à retenir de cette lecture est la rigueur : garantir la pérennité de votre société passe par une gestion rigoureuse de votre trésorerie. À la fois dans le suivi au quotidien mais aussi dans vos projections.
Les tableurs comme Excel et Google Sheet sont très utiles dans ce travail. Mais ils peuvent vite devenir chronophages et laborieux à tenir à jour. Pour gagner du temps et assurer la fiabilité des données, nous ne pouvons que vous recommander l'utilisation d'un logiciel dédié.